Lista obecności pracowników jest jednym z dokumentów kadrowych, który powinien zawierać nazwę zakładu pracy, wskazanie okresu pracy, podpis kierownika oraz podpisy pracownika w każdym dniu obecności w pracy. W świetle art. 149 Kodeksu pracy na każdym pracodawcy niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników, ciąży obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. Pracodawca ma także obowiązek ustalić w regulaminie pracy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwienia nieobecności. To pracodawca decyduje o tym, czy pracownicy będą podpisywać się na karcie ewidencji czasu pracy czy też zostaną wprowadzone indywidualne listy obecności, na których pracownicy będą wpisywać godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.
Lista obecności nie może zastąpić prowadzenia ewidencji czasu pracy.
Karta ewidencji czasu pracy jest prowadzona dla prawidłowego ustalenia przysługującego pracownikowi wynagrodzenia oraz pozostałych świadczeń, związanych ze świadczeniem pracy (art. 149 k.p.). Karta prowadzona jest oddzielnie dla każdego pracownika i powinna obejmować m.in.: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy (§ 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika). Pracodawca może rozszerzyć wzór karty ewidencji czasu pracy o dodatkowe elementy, które ułatwią rozliczenie czasu pracy w konkretnym zakładzie np. spóźnienia. Do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza się jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych. W przypadku pracowników, którzy są objęci zadaniowym systemem czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy.
Karta ewidencji czasu pracy nie jest równoważna z prowadzeniem listy obecności lub harmonogramem czasu pracy.
Podsumowując, waloru prawidłowej ewidencji czasu pracy nie będą miały listy obecności podpisywane przez pracowników, jeśli nie zawierają wszystkich wskazanych powyżej elementów. Takie listy obecności czy wydruki z urządzeń elektronicznych rejestrujących godziny wejścia i wyjścia pracowników mogą stanowić jedynie element uzupełniający ewidencję, pomocny przy tworzeniu ostatecznego kształtu ewidencji czasu pracy. Główne narzędzie prowadzenia ewidencji czasu pracy powinna stanowić karta ewidencji czasu pracy zgodnie z wymienionym wyżej rozporządzeniem (Z. Góral (red.), K. Stefański Czas pracy).(AK)
